Privacybeleid voor respondenten

Inleiding

Voor een goed begrip van dit privacybeleid:

  • Snap Surveys Limited : ontwikkelaar en hooflicentiehouder van Snap Survey Software, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk
  • Snap Surveys NH, Inc : filiaal van Snap Surveys Limited, gevestigd in de Verenigde Staten.
  • Snap Benelux : louter commerciële benaming waaronder Laureis83 BVBA de verkoop van Snap Survey software en bijhorende diensten in de Benelux behartigt. Laureis83 treedt in de meeste gevallen enkel op als tussenpersoon maar baat ook enquêtediensten uit in specifieke sectoren.
  • Wanneer wij hieronder spreken van “onze klanten” : dit zijn de klanten van Laureis83 BVBA.

Algemeen advies : informeer u steeds bij de initiatiefnemer van de enquête waarop u reageert, dit is meestal ook de gegevensbeheerder van uw informatie.

De producten (Snap Survey software) en diensten (Snap Webhost service) – verdeeld in de Benelux door Laureis83 BVBA (onder de commerciële benaming Snap Benelux) – stellen onze klanten in staat om enquêtes te creëren en beheren. Wij staan mogelijk in voor het hosten van de enquêtes voor onze klanten en het verzamelen van antwoorden op deze enquêtes. Onze klanten kunnen ook contactgegevens van potentiële respondenten uploaden om hen uit te nodigen tot deelname aan een een enquête. We verwijzen in dit privacybeleid naar deze contactgegevens en responsgegevens als “Enquêtegegevens”. Onze klanten fungeren als gegevensbeheerders van deze enquêtegegevens en wij verwerken deze enkel in overeenstemmingen met de akkoorden die wij hebben met onze klanten. Naast deze enquêtegegevens kunnen wij mogelijk in zeer beperkte mate informatie over u verwerken.

Onze klanten beslissen in volledige discretie over welke informatie zij verzamelen, wie zij uitnodigen om deel te nemen aan een enquête, en of zij al dan niet respondentgegevens uploaden, waarvoor de enquêtegegevens zullen gebruikt worden, en of zij deze gegevens combineren met andere informatie en gegevens, met wie deze informatie wordt gedeeld, en hoe lang ze wordt opgeslagen. Wij adviseren u om de privacyverklaringen en/of privacy gegevens te raadplegen bij onze klant, die u heeft uitgenodigd om deel te nemen aan een enquête, om zo volledig te begrijpen hoe uw enquêtegegevens zullen worden gebruikt.

Wij bieden onze klanten verschillende mogelijkheden aan voor het hosten van hun enquêtes, zoals het hosten op servers in het Verenigd Koninkrijk, die worden uitgebaat door Snap Surveys Limited. Onze klanten kunnen de software ook installeren op hun eigen servers. In dit geval is de enquête gehost door onze klant, en verwerkt Snap Surveys UK op geen enkele manier enquêtegegevens met betrekking tot die enquêtes. De rest van dit privacybeleid is enkel van toepassing wanneer Snap Surveys UK instaat voor de hosting van enquêtes in opdracht van onze klanten, of wanneer wij zélf op een andere manier enquêtegegevens voor onze klanten verwerken (bijvoorbeeld bij het opzetten van papieren enquêtes of het hosten van online enquêtes in hun opdracht op onze eigen Webhost omgeving).

1. De informatie die wij over u verzamelen

Wij verzamelen de volgende informatie over u:

Enquêtegegevens: Snap Surveys Limited verzamelt uw antwoorden op enquêtes. Onze klant kan ook contactgegevens uploaden over u, om hem in staat te stellen u uit te nodigen voor deelname aan een enquête, en om u herinneringsmails te sturen. Zoals hierboven uitgelegd, verwerkt Snap Surveys Limited de enquêtegegevens in opdracht van onze klanten.

Technische informatie: Snap Surveys Limited verzamelt technische gegevens met betrekking tot uw interactie met de software en diensten, zoals het type browser of toestel dat u heeft gebruikt, het besturingssysteem, datum/tijdstempel, verwijzingsadres en IP adres. Deze gegevens worden niet gekoppeld aan uw enquêtegegevens.

Cookies: de online enquêtedienst (Snap Webhost) gebruikt een aantal cookies (zie ‘Cookies used by Snap Surveys’). De meest relevante voor u is dat Snap Webhost een cookie zal gebruiken om te vermijden dat u dezelfde enquête meermaals kan invullen, in het geval onze klant deze functie heeft geactiveerd.

Uw contactgegevens: wij zullen contactgegevens over u verzamelen wanneer u ons rechtstreeks contacteert, bijvoorbeeld in verband met een uitnodiging tot deelname aan een enquête die u zou ontvangen hebben.

2. Hoe wij uw gegevens gebruiken

We gebruiken de informatie die wij over u bijhouden op de volgende manieren:

Enquêtegegevens – om onze producten en diensten te leveren: Snap Surveys Limited bewaart en verwerkt uw enquêtegegevens enkel om producten en diensten aan onze klanten te leveren, in overeenstemming met de akkoorden die wij met onze klanten hebben afgesloten. Snap Surveys Limited gebruikt uw enquêtegegevens enkel voor eigen doelen, indien dat wettelijk verplicht is.

Technische informatie – om onze diensten te beveiligen, en voor analyse: Snap Surveys Limited zal uw gegevens gebruiken in overeenstemming met hun legitieme belangen om haar systemen te beheren en onderhouden, en netwerk- en informatieveiligheid te garanderen, bijvoorbeeld om onrechtmatige toegang tot haar netwerk te vermijden, om fouten te onderzoeken, om misbruik van haar producten en diensten te vermijden, om Denial of Service (Ddos) aanvallen tegen te gaan of om systeemgebruik en serverbelasting te controleren. Snap Surveys Limited kan deze gegevens ook gebruiken in geconsolideerde (samengebrachte) vorm vanuit het legitieme belang om de producten en diensten te verbeteren.

Cookies – om meervoudig invullen van enquêtes te voorkomen: indien onze klant deze functie heeft geactiveerd, zal Snap Webhost een cookie gebruiken om te vermijden dat u de enquête meermaals kan invullen.

Uw contactgegevens – om te antwoorden op uw vraag: we zullen uw contactgegevens enkel gebruiken indien u ons rechtstreeks contacteert, om te kunnen antwoorden op uw vraag. Dit is in overeenstemming met onze legitieme belangen om klantenservice aan te bieden. In veel gevallen (zoals wanneer u uw rechten als betrokkene wil laten gelden) zullen wij u doorverwijzen naar onze klant, zodat zij rechtstreeks kunnen antwoorden.

Wij zullen geen informatie die wij over u bewaren gebruiken voor marketingdoeleinden.

3. Met wie wij uw informatie delen

Enquêtegegevens: tenzij wij door de wet worden verplicht, zullen wij – noch Snap Surveys Limited – uw enquêtegegevens nooit met andere partijen dan onze klanten en onderliggende verwerkers (zoals onze hosting providers) delen. Die onderliggende verwerkers werden goedgekeurd door onze klant bij het aanvaarden van de licentie-overeenkomsten van de Snap Surveys Webhost service.

Uw contactgevens: waar u ons rechtstreeks contacteert, en waar van toepassing, delen wij uw vraag met onze klanten en Snap Surveys Limited.

4. Uw rechten als gegevenssubject

Op uw verzoek bevestigen wij u of wij al dan niet persoonlijke gegevens (andere dan Enquêtegegevens) over u bijhouden, en bezorgen wij u een kopie van deze informatie. Wenst u deze informatie te ontvangen, gelieve ons dan te contacteren op support@laureis83.be. U kan ons ook verzoeken om uw informatie te updaten, te wijzigen of te verwijderen.

Indien u toegang wenst tot de enquêtegegevens, deze wil corrigeren of verwijderen, of een ander recht wenst uit te voeren m.b.t. de enquêtegegevens, zoals hieronder omschreven, dan zal u onze klanten rechtstreeks moeten contacteren. Wanneer nodig kunnen wij assistentie verlenen aan onze klanten om uw verzoek in te willigen.

Waar wij – en/of Snap Surveys Limited – de gegevensbeheerder zijn, heeft u de mogelijkheid om de volgende aanvullende rechten uit te oefenen:

Het recht om gewist te worden: in bepaalde omstandigheden hebt u het recht om persoonlijke gegevens die over u worden bewaard, te wissen, hoewel het soms noodzakelijk is dat die informatie wordt bewaard voor archiveringsdoeleinden of om aan onze verplichtingen te voldoen.

Het recht om bezwaar aan te tekenen: u hebt mogelijk het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonlijke gegevens voor doeleinden die zijn gebaseerd op onze legitieme belangen. In sommige gevallen kunnen we aantonen dat we dwingende legitieme redenen hebben om uw informatie te verwerken die uw rechten en vrijheden schendt.

Recht op beperking:u hebt mogelijk het recht om te verzoeken dat we de verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken (bijvoorbeeld wanneer u van mening bent dat de persoonlijke gegevens die wij over u bijhouden onjuist of onrechtmatig worden bewaard).

Recht op gegevensoverdracht: u hebt mogelijk het recht om uw persoonlijke informatie te ontvangen in een gestructureerd, machinaal leesbaar en algemeen gebruikt formaat en om te verzoeken dat we de persoonlijke informatie die u doorgeeft aan een andere gegevensbeheerder overdragen.

Indien u aanspraak wil maken op de toepassing van deze rechten, gelieve ons dan te contacteren op support@laureis83.be. Om uw privacy en veiligheid te beschermen, kunnen wij stappen ondernemen om uw identiteit te verifiëren alvorens uw verzoek in te willigen.

U hebt ook het recht om uw goedkeuring in te trekken, telkens waar wij afhangen van uw goedkeuring om uw persoonlijke informatie te verwerken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die worden uitgevoerd voordat u uw toestemming intrekt.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een autoriteit over het verzamelen en gebruiken van uw persoonlijke gegevens door ons of Snap Surveys Limited. In het Verenigd Koninkrijk is dat via het Information Commissioner’s Office. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.
In Belgie is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit.

5. Hoe lang wij uw informatie bewaren

Enquêtegegevens: onze klanten bepalen hoe lang zij uw enquêtegegevens in onze producten en diensten bewaren. Als u hierover dus vragen heeft, gelieve hen rechtstreeks te contacteren.

Naast deze enquêtegegevens kan het zijn dat Snap Surveys Limited of wijzelf in zeer beperkte mate informatie over u bewaren. Doorgaans wordt technische informatie niet langer dan 6 maanden bewaard, volgend op de datum waarop ze werd verzameld, en niet langer dan 1 jaar nadat wij uw vraag hebben behandeld (tenzij wij een specifieke reden hebben om dit langer te bewaren, bijvoorbeeld om te voldoen aan bepaalde wettelijke vereisten).

6. Beveiliging van uw informatie

Snap Surveys neemt de beveiliging van uw gegevens zeer ernstig en heeft dan ook het ISO27001:2013 certificaat behaald om zo onafhankelijk te bevestigen dat hun veiligheidsbeleid en procedures overeenstemmen met de beste beschikbare praktijken in de industrie.

Alle informatie die u aan Snap Surveys bezorgt wordt bewaard op beveiligde servers. De data centers zijn eveneens ISO27001:2013 gecertificeerd, en de enquêtegegevens van onze klanten worden versleuteld op de servers in rust en tijdens transit over het internet.

Om meer te weten over de veiligheidsgaranties van Snap Surveys kan u hier terecht (u wordt doorverwezen naar de Engelstalige website van Snap Surveys)

7. Internationale overdracht van informatie

Snap Surveys Limited en Snap Surveys NH, Inc kunnen informatie met elkaar delen. Zoals hieronder wordt beschreven, maakt Snap Surveys NH, Inc deel uit van het Privacy Shield Framework om te garanderen dat alle informatie overgedragen aan hen vanuit de Europese Economische Ruimte (EER) correct wordt beschermd.

Uw informatie kan ook verwerkt worden door sommige van onze onderaannemers die mogelijk buiten de EER opereren. Telkens wanneer uw informatie wordt overgedragen buiten de EER, verzekert Snap Surveys Limited zich ervan dat een gelijk niveau van bescherming wordt toegekend, door data over te dragen aan organisaties die deel uitmaken van het Privacy Shield Framework, of door passende contractuele voorwaarden toe te passen, inclusief – waar relevant – de EU-standaardcontractbepalingen.

Wat betreft enquêtegegevens bieden wij onze klanten verschillende opties aan betreffende de hosting van hun enquêtes, zoals servers die beheerd worden door Snap Surveys in het Verenigd Koninkrijk of de Verenigde Staten, of hun eigen servers. Om te weten waar een specifieke enquête werd gehost, gelieve contact op te nemen met de klant die u uitnodigde om deel te nemen aan zijn/haar enquête. In het geval dat Snap Surveys of wijzelf de enquête hosten zullen wij enkel enquêtegegevens overdragen aan onze klant of aan onze goedgekeurde onderaannemers, in overeenstemming met de akkoorden die gemaakt zijn met onze klanten.

8. Snap Surveys NH, Inc. (VS) en het Privacy Shield Framework

Snap Surveys NH, Inc. neemt deel aan – en werd gecertificeerd volgens – het EU–U.S. en Zwiters–U.S. Privacy Shield Framework zoals bepaald door het Amerikaanse ministerie van Handel betreffende het verzamelen, gebruiken en bewaren van persoonsgegevens die zijn overgedragen van de Europese Unie en Zwitserland naar de Verenigde Staten. Snap Surveys NH, Inc. verbindt zich ertoe om alle persoonlijke gegevens die onder de toepassing van het Privacy Shield vallen, en zijn ontvangen van de EER-landen en Zwitserland, te onderwerpen aan de toepasselijke principes van het Privacy Shield Framework. Als er een conflict is tussen de voorwaarden in dit privacybeleid en de Privacy Shield principes, zijn de Privacy Shield beginselen van toepassing. Bezoek https://www.privacyshield.gov/list voor meer informatie over het Privacy Shield Framework en om de certificering van Snap Surveys NH, Inc.te bekijken.

Wanneer Snap Surveys NH, Inc. persoonlijke gegevens ontvangt onder toepassing van het Privacy Shield en vervolgens overdraagt aan een externe serviceprovider voor verwerking, blijft Snap Surveys NH, Inc. verantwoordelijk wanneer die serviceprovider de persoonlijke gegevens zou verwerken op een wijze die niet strookt met de Privacy Shield-beginselen, tenzij Snap Surveys NH, Inc. kan aantonen dat zij niet verantwoordelijk is voor de gebeurtenis die de schade heeft veroorzaakt.

Met betrekking tot persoonlijke gegevens die worden ontvangen of overgedragen overeenkomstig het Privacy Shield Framework, is Snap Surveys NH, Inc. onderworpen aan de onderzoeks- en handhavingsbevoegdheden van de Amerikaanse Federal Trade Commission. In bepaalde situaties kan Snap Surveys NH, Inc. worden verplicht om persoonsgegevens te verstrekken als reactie op wettelijke verzoeken van overheidsinstanties, waaronder het voldoen aan nationale veiligheids- of wetshandhavingsvereisten.

Indien u een onopgeloste privacy bezorgdheid hebt die door Snap Surveys NH, Inc. niet of op niet-bevredigende wijze werd aangepakt, neemt u dan contact op met onze in de Verenigde Staten gevestigde geschillenbemiddelaar (gratis).

Onder bepaalde voorwaarden, meer volledig beschreven op de Privacy Shield-website https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint, kunt u een beroep doen op bindende arbitrage wanneer andere procedures voor geschillenbemiddeling zijn uitgeput.

9. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Dit privacybeleid kan soms wijzigen. We zullen elke wijziging aan dit beleid kenbaar maken op deze pagina. Indien de wijzigingen significant zijn zullen wij een bericht plaatsen op onze home pagina. We archiveren ook eerdere versies van dit privacybeleid en houden deze ter beschikking.

Laatste update : januari 2019